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Der durchgängige Projekt- und Serviceprozess in der betrieblichen Praxis

Vom Handwerksbetrieb und Anlagenbauer über den IT-Dienstleister bis zum bundesweiten Service- und Wartungsunternehmen: Centurio ERP verzahnt Projektsteuerung, Werkstattaufträge und mobilen Außendienst zu einem durchgängigen Ablauf.

1. Projektanlage & Strukturierung (Project Initiation & WBS)

Großaufträge und kundenindividuelle Bau- oder Dienstleistungsvorhaben starten im Projektmodul:

• Übernahme aus Angebot oder Auftrag (quotes, sales): Ein genehmigtes Angebot mit komplexen Montage- oder Bauleistungen wird über cap:projects.project.create_from_sales_order in ein Projekt überführt.
• Projektstrukturplan (PSP / WBS): Das Projekt wird hierarchisch gegliedert in:
  • Projektkopf: Budget, Gesamtlaufzeit, Projektleiter, Kunde.
  • Phasen: z.B. Planung & Statik, Rohbau / Vorfertigung, Montage vor Ort, Inbetriebnahme & Abnahme.
  • Arbeitspakete / Meilensteine: Fälligkeitstermine und Zahlungsmeilensteine für Abschlagsrechnungen.
• VOB/B-Kontext (bei Bau- und Montageprojekten): Das System aktiviert automatisch VOB/B-relevante Mechanismen (Bedenkenanmeldungen, Behinderungsanzeigen, förmliche Abnahmen nach § 12 VOB/B).

2. Arbeitsauftragserstellung & Disposition (Work Order Scheduling)

Aus den Arbeitspaketen des Projekts oder als eigenständige Serviceeinsätze (z.B. Reparatur, Wartung) entstehen Arbeitsaufträge (workorders):

• Der Disponent plant die Aufträge im visuellen Plantafel-Kalender (calendar):
  • Prüfung der Mitarbeiterqualifikationen (z.B. Hochvolt-Schein, Schweißzertifikat nach ISO 9606).
  • Prüfung von Spezialwerkzeugen und Messgeräten.
  • Berücksichtigung von Wegezeiten und Routenoptimierung.
• Über die Capability cap:workorders.workorder.assign wird der Auftrag dem Techniker oder Montageteam zugewiesen. Der Techniker erhält den Auftrag sofort auf seiner mobilen Service-App.

3. Materialbereitstellung & Fahrzeuglager (Mobile Van Stock)

Für Montage- und Außendiensteinsätze wird Material benötigt:

• Materialreservierung: Das System prüft die Materialverfügbarkeit (inventory). Benötigte Teile werden für das Projekt reserviert.
• Fahrzeuglager (Van Stock): Jeder Kundendienstwagen ist im System als rollender Lagerort (location_type = 'van') abgebildet.
• Der Techniker entnimmt vor Abfahrt Teile aus dem Zentrallager (Umlagerung ins Fahrzeug) oder greift vor Ort direkt auf Standard-Verbrauchsmaterialien (Schrauben, Dichtungen, Kabel) aus seinem Fahrzeugbestand zu.

4. Vor-Ort-Ausführung & Mobile Erfassung (Field Service Execution)

Beim Kunden vor Ort dokumentiert der Techniker die Arbeiten digital auf seinem Tablet:

• Zeiterfassung (Check-in/out): Ankunft vor Ort, Beginn der Rüstzeit, eigentliche Montagezeit und Pausen werden sekundengenau gestempelt (cap:fieldservice.dispatch.checkin). Fahrzeiten werden separat ausgewiesen.
• Materialerfassung: Verbaute Ersatzteile werden per Barcode-Scan erfasst. Das System bucht die Teile sofort aus dem Fahrzeuglager aus (cap:fieldservice.dispatch.consume_material).
• Aufmaß & Checklisten: Technische Prüfschritte (z.B. Druckprüfung, Isolationsmessung, VDE 0100 Prüfung) werden in strukturierten Checklisten protokolliert; Vorher-Nachher-Fotos werden direkt an den Beleg angehängt.

5. Rechtssicheres Abnahmeprotokoll & Kundensignatur (Digital Sign-Off)

Der kritischste Schritt für die spätere Abrechnung ist die förmliche Abnahme:

• Das System generiert auf dem Tablet den digitalen Montagebericht / das Abnahmeprotokoll.
• Es listet alle durchgeführten Arbeiten, erfassten Stunden und verbauten Materialien auf.
• Digitale Unterschrift: Der Kunde zeichnet direkt auf dem Display gegen (cap:fieldservice.dispatch.sign_protocol).
• Rechtsfolge: Das signierte Protokoll wird unveränderbar als PDF/A im Dokumentenarchiv (documents) festgeschrieben und automatisch per E-Mail an den Kunden gesendet.

6. Nachtragsmanagement & Behinderungsanzeigen

Treten während der Ausführung unvorhersehbare Zusatzaufwände auf:

• Der Bauleiter erfasst eine Nachtragsvereinbarung (z.B. zusätzlicher Aushub, geänderte Rohrleitungsführung).
• Bei Verzögerungen durch bauseitige Vorleistungen anderer Gewerke erzeugt das System per Knopfdruck eine förmliche Behinderungsanzeige nach § 6 Abs. 1 VOB/B, um Lieferfristen zu hemmen und Regressansprüche abzuwehren.

7. Gateway-basierter Projektabschluss & Fakturierung

• Soll-Ist-Nachkalkulation: Das System vergleicht die budgetierten Plankosten mit den real gestempelten Zeiten und Materialverbräuchen. Projektdeckungsbeitrag und Margenabweichungen werden sofort im Controlling sichtbar.
• Fakturierung: Über den Gateway gw:project_billing@v1 wird der Leistungsstand an das Rechnungsmodul (invoices) übergeben:
  • Abschlagsrechnung: Nach erreichtem Baufortschritt oder Meilenstein.
  • Schlussrechnung: Nach mängelfreier Abnahme mit Verrechnung aller bisherigen Abschlagszahlungen und eventuellem Sicherheitseinbehalt (z.B. 5% Gewährleistungseinbehalt nach VOB/B).

KI-Consultant Blueprint: Customizing & No-Code Architektur

Anleitung für Solution Architects zur Anpassung von Projekt- und Serviceabläufen.

1. Kundenanforderungsanalyse

• Handelt es sich um Bauprojekte nach VOB/B mit Abschlagsrechnungen oder um reine Serviceeinsätze auf Stundenbasis?
• Welche Checklisten müssen vor Ort ausgefüllt werden (z.B. UVV-Prüfung, DGUV V3, Brandschutz)?
• Gibt es rollende Fahrzeuglager (Service-Transporter)?

2. No-Code Zusatzfelder (Custom Fields)

Im No-Code Studio (/semantic/customizing):

• Auf Project:
  • site_manager_contact (Text): Telefonnummer des Bauleiters vor Ort.
  • security_retainage_percent (Dezimal): Gewährleistungseinbehalt nach VOB (z.B. 5%).
• Auf WorkOrder:
  • access_code_or_key_box (Text): Torschlüsselcode oder Schlüsseltresor-PIN für den Monteur.
  • required_safety_equipment (Auswahlliste: Helm, Absturzsicherung, Atemschutz).

3. No-Code Workflow Canvas DAGs

Blueprint A: Mobiles Abnahmeprotokoll ➔ Sofortfaktura (Mobile Sign-off DAG)

• Trigger-Node: cap:fieldservice.dispatch.sign_protocol erfolgreich ausgeführt.
• Condition-Node: workorder.billing_policy == 'immediate_post_signing'.
• Action-Node 1: Erzeuge PDF/A-Dokument mit eingebetteter Signatur und sende Kopie an Kunden.
• Action-Node 2: Rufe cap:invoices.invoice.create auf und übernehme quittierte Stunden und Materialien in die Rechnung.

Blueprint B: VOB-Fristenüberwachung bei Bedenkenanmeldung

• Trigger-Node: Erfassung eines ProjectClaim (Typ: Bedenkenanmeldung).
• Action-Node: Setze Fristenwiedervorlage auf 5 Werktage und informiere Projektleiter via Push über ausstehende Antwort des Bauherrn.