Kassensystem (POS)

Der durchgängige Verkaufsprozess in der betrieblichen Praxis

Der Verkaufsauftrag ist das zentrale juristische und operative Bindeglied zwischen Vertrieb, Fertigung, Lager und Debitorenbuchhaltung. Er manifestiert den gegenseitigen Vertrag und steuert alle nachgelagerten Erfüllungsprozesse.

1. Auftragseingang & Omnichannel-Erfassung (Order Ingestion)

Kundenaufträge gelangen über unterschiedliche Kanäle in das System:

• Angebotskonvertierung (quotes): Der Kunde nimmt ein Angebot an; der Annahme-Gateway generiert 1:1 den Auftrag (cap:sales.sales_order.create_from_quote).
• E-Commerce & Marktplätze (ecommerce): Shop-Bestellungen (Shopify, WooCommerce, Magento) treffen per Webhook ein. Das System validiert Preise, Steuern und Kundendaten und legt den Auftrag vollautomatisch an (cap:sales.sales_order.create_from_ecommerce).
• Direktbestellung per E-Mail (inbox): E-Mails bekannter Kunden mit Bestellabsicht werden von der KI analysiert, Positionen gematcht und als Auftragsentwurf bereitgestellt.
• Kassensystem Point of Sale (pos): Bar- und Kartentransaktionen im Ladengeschäft erzeugen sofortige Auftrags- und Warenausgangsbuchungen.
• Manuelle Auftragserfassung: Der Innendienst erfasst Kundenwünsche direkt im Webportal.

2. Bonitätsprüfung, Kreditlimit & Zahlungsbedingungen

Vor der Annahme prüft das System das finanzielle Ausfallrisiko:

• Kreditlimitprüfung: Das System ermittelt das Gesamtexposure des Kunden: $$\text{Obligo} = \text{Offene Posten (OP)} + \text{Noch nicht fakturierte Aufträge} + \text{Aktueller Auftrag}$$ Übersteigt das Obligo das im Kundenstamm (customers) hinterlegte Kreditlimit, sperrt das System die automatische Bestätigung. Der Auftrag wechselt in den Zustand Kreditsperre (credit_hold) und erfordert eine explizite Freigabe durch die Finanzbuchhaltung (cap:sales.sales_order.approve_credit_override).
• Zahlungsbedingungen & Vorkasse: Bei Neukunden oder schlechter Bonität erzwingt das System Vorkasse: Der Auftrag wird erst für die Logistik freigegeben, wenn der Zahlungseingang auf dem Bankkonto verbucht ist.

3. Auftragsbestätigung (AB) & Vertragsschluss

• Ist die kaufmännische Prüfung erfolgreich, wechselt der Auftrag auf Bestätigt (confirmed).
• Auftragsbestätigung: Das System generiert die rechtsverbindliche Auftragsbestätigung nach HGB § 362 / BGB § 145 mit Angabe von Liefertermin, Zahlungsziel, Incoterms und Leistungsbeschreibung (cap:sales.sales_order.confirm_and_send).

4. Lieferterminierung & CTP-Verfügbarkeitsprüfung (Capable-to-Promise)

Parallel zur Bestätigung erfolgt die logistische Einplanung:

• Lagerware (Make-to-Stock - MTS): Das System prüft die ATP-Verfügbarkeit. Sind Artikel auf Lager, werden sie sofort reserviert (cap:inventory.stock.reserve).
• Fertigungsware (Make-to-Order - MTO): Handelt es sich um Sonderanfertigungen, errechnet die CTP-Engine (Capable-to-Promise) anhand der aktuellen Maschinenbelegung und Materialbeschaffungszeiten den frühestmöglichen Fertigstellungstermin. Die Verkaufsauftragszeile dockt direkt an das Fertigungsmodul an (cap:assembly.create_order_from_order_line).
• Streckengeschäft (Dropshipping): Ist der Artikel als Streckenposition markiert, generiert das System eine direkte Beschaffungsanforderung an den Lieferanten (dropship), der die Ware direkt an den Endkunden liefert.

5. Teillieferungen & Versandsteuerung

• Lieferpräferenzen: Der Kunde kann wählen zwischen Komplettlieferung (Versand erst, wenn alle Positionen verfügbar sind) oder Teillieferung erlaubt.
• Warenausgangsfreigabe: Sobald reservierte Mengen im Lager bereitstehen, generiert das System den Lieferauftrag (cap:inventory.picking.generate). Nach Warenausgangsbuchung schaltet die Auftragszeile auf geliefert.

6. Fakturierung & Belegfluss (Invoice Trigger)

• Je nach Vereinbarung erfolgt die Abrechnung:
  • Sofortfaktura nach Lieferung: Der bestätigte Lieferschein stößt unmittelbar die Ausgangsrechnung im Rechnungsmodul an (invoices).
  • Sammelrechnung: Lieferungen eines Monats werden zu einer gebündelten Monatsrechnung zusammengefasst.
  • Abschlags- und Schlussrechnung: Bei Projekten und Großaufträgen werden Meilensteinzahlungen nach Zahlungsplan abgerechnet.

7. Auftragsabschluss & Reklamationsanbindung

• Sind alle Positionen geliefert und vollständig fakturiert, wechselt der Verkaufsauftrag über den Abschluss-Gateway in den Status Abgeschlossen (completed).
• Treten nach Lieferung Mängel auf, dockt das Reklamationsmodul (returns) direkt an die Verkaufsauftragsnummer an, um Retouren, Ersatzlieferungen oder Gutschriften zuzuordnen.

KI-Consultant Blueprint: Customizing & No-Code Architektur

Leitfaden für Solution Architects zur Einrichtung von Vertriebs-Workflows.

1. Kundenanforderungsanalyse

• Welche Verkaufskanäle müssen synchronisiert werden (Webshop, EDI nach EDIFACT/VDA, Ladenkasse POS)?
• Wie restriktiv soll die Kreditsperre greifen (strikter Stopp oder nur Warnhinweis)?
• Werden Teillieferungen standardmäßig gebündelt oder sofort bei Teilverfügbarkeit versandt?

2. No-Code Zusatzfelder (Custom Fields)

Im No-Code Studio (/semantic/customizing):

• Auf SalesOrder:
  • customer_order_reference (Text): Externe Bestellnummer des Kunden (z.B. PO-12345).
  • delivery_instructions (Mehrzeiliger Text): Sonderanweisungen für den Frachtführer (z.B. Hebebühne erforderlich, Aviso 1 Stunde vor Ankunft).
  • project_code (Text): Zuweisung zu übergeordnetem Kundenprojekt.
• Auf SalesOrderLine:
  • customer_part_number (Text): Artikelnummer des Kunden zur Ausweisung auf Belegen.
  • serial_number_required (Checkbox): Erzwingt Seriennummernprüfung bei Auslagerung.

3. No-Code Workflow Canvas DAGs

Blueprint A: Automatischer Webshop-Bestellflow (E-Commerce Ingest DAG)

• Trigger-Node: Webhook ecommerce.order.created.
• Condition-Node: order.payment_status == 'paid' AND order.customer.is_fraud_suspect == false.
• Action-Node 1: Erzeuge SalesOrder mit Status confirmed.
• Action-Node 2: Führe cap:sales.sales_order.reserve_stock aus.
• Branch-Node: Wenn alle Artikel lagernd ➔ Erzeuge sofort Warenausgangsauftrag; wenn Fehlteile ➔ Sende Push an Einkauf.

Blueprint B: Kreditsperren-Eskalation (Credit Hold DAG)

• Trigger-Node: Event SALES_ORDER_CREDIT_HOLD.
• Action-Node: Erzeuge dringende Prüfaufgabe für Debitorenbuchhaltung mit Ausweisung der überfälligen Rechnungen und des aktuellen Auftragswerts.
• Freigabe-Gate: Erst nach Klick auf Limit erhöhen oder Einzelfreigabe erteilen wechselt der Auftrag in den Status confirmed.