Dokumentenumläufe & Prüfungen

Der durchgängige Posteingangs- und Belegverarbeitungsprozess in der Praxis

In jedem modernen Unternehmen treffen täglich hunderte Dokumente und E-Mails unstrukturiert ein: Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Reklamationen und allgemeine Anfragen. Centurio ERP überführt diese Informationsflut durch intelligente Vorverarbeitung und automatisierte Kaskaden in strukturierte Geschäftsprozesse.

1. Multi-Channel-Posteingang & Dokumentenaufnahme

Das Modul inbox aggregiert alle Eingangskanäle an einem zentralen Ort:

• E-Mail-Postfächer (communications): Über angebundene IMAP- oder Exchange-Postfächer (z.B. info@, einkauf@, vertrieb@, rechnung@) werden E-Mails inklusive aller Dateianhänge (PDF, TIFF, JPEG) automatisch im 60-Sekunden-Takt abgeholt.
• Scanner & Digitalkopierer: Multifunktionsdrucker scannen Papierdokumente direkt in das ERP-Eingangspostfach (cap:inbox.item.create_from_scan).
• Web-Upload & Mobile App: Mitarbeiter oder Kunden laden Belege per Drag & Drop oder Smartphone-Kamera hoch.

2. Optische Texterkennung (OCR) & Layout-Analyse

Sobald ein Dokument eintrifft, durchläuft es die OCR-Pipeline:

• Volltext-Extraktion: Das System wandelt Bilddaten und gescannte PDFs in durchsuchbaren Reintext um.
• Layout-Segmentierung: Die Engine erkennt Kopfdaten, Tabellenzeilen (z.B. Positionstabellen mit Artikel, Menge, Einzelpreis) und Fußzeilen (Steuerbeträge, IBAN, USt-IdNr.).

3. Semantische Klassifikation & Absender-Matching

Nun greift die integrierte KI- und Regel-Engine:

• Absender-Identifikation: Die E-Mail-Adresse oder die im Beleg gefundene Firmierung/USt-IdNr. wird gegen den Datenbestand abgeglichen:
  • Ist es ein Bestandskunde (customers)?
  • Ist es ein Lieferant (suppliers)?
  • Handelt es sich um einen bisher unbekannten Dritten (Erstkontakt)?
• Dokumenten-Klassifikation: Der Textinhalt wird semantisch kategorisiert:
  • Neukunden-Anfrage (Lead Inquiry)
  • Bestellung / Bestellanforderung (Purchase Order)
  • Eingangsrechnung / Gutschrift (Invoice)
  • Lieferanten-Auftragsbestätigung (Order Ack)
  • Reklamation / Mängelrüge (Complaint)
  • Allgemeine Korrespondenz / Spam

4. Die Kaskadierungs-Engine (Automatisierte Folgeprozesse)

Anhand des Absenders und der Absichtsklassifikation löst das System determinierte Fachkaskaden aus:

Fall A: Neukundenanfrage ➔ CRM-Lead-Kaskade

• Kontext: E-Mail eines unbekannten Absenders mit Anforderung von Produktinformationen oder Beratung.
• Ablauf: Das System legt automatisch einen neuen CrmLead im Status Neu an (cap:crm.lead.create_from_inbox). Die KI extrahiert Ansprechpartner, Firma, Telefonnummer und das Kernanliegen in strukturierte Felder und weist den Lead dem diensthabenden Vertriebsmitarbeiter zu.

Fall B: Mail-Bestellung eines bekannten Kunden ➔ Angebots-/Auftragsentwurf

• Kontext: Ein bekannter Kunde schreibt: "Hallo, bitte liefert uns wie gewohnt 50x Artikel A und 20x Artikel B bis nächste Woche Dienstag."
• Ablauf:
  1. Das System matcht die E-Mail auf das bestehende Kundenkonto (Customer).
  2. Die KI extrahiert die Artikelbezeichnungen und gleicht sie gegen den Artikelstamm (products) ab.
  3. Es wird automatisch ein Angebots- oder Auftragsentwurf (quotes, sales) angelegt (cap:quotes.quote.create_from_inbox).
  4. Dem zuständigen Sachbearbeiter wird ein fertiger Vorschlag zur Bestätigung vorgelegt: Er sieht das Originaldokument links und den vorbefüllten Beleg rechts, muss nur noch die Plausibilität prüfen und mit einem Klick freigeben.

Fall C: Lieferantenrechnung ➔ Eingangsrechnungsprüfung

• Kontext: Eingehende Rechnung eines Lieferanten per PDF oder ZUGFeRD-XML.
• Ablauf: Das System erzeugt den Beleg in der Rechnungsprüfung (invoices), liest Rechnungsnummer, IBAN und Rechnungsbetrag aus und startet sofort den 3-Wege-Abgleich gegen die offene Einkaufsbestellung (purchasing).

5. Revisionssichere Archivierung im Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Nach erfolgreicher Verarbeitung oder manueller Zuordnung wird die Originaldatei nicht gelöscht:

• Das Dokument wird mit einem unveränderbaren SHA-256 Prüfzeitstempel versehen und GoBD-konform im revisionssicheren DMS (documents) archiviert.
• Der Beleg bleibt für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren schreibgeschützt mit dem erzeugten ERP-Vorgang (Auftrag, Rechnung, Lead) verknüpft.

KI-Consultant Blueprint: Customizing & No-Code Architektur

Anleitung für Solution Architects zur Einrichtung automatisierter Posteingangs- und Belegkaskaden.

1. Kundenanforderungsanalyse

• Welche E-Mail-Postfächer sollen angebunden werden?
• Sollen eingehende Mail-Bestellungen sofort als verbindlicher Auftrag oder als vorbefülltes Angebot angelegt werden?
• Welche Schwellenwerte für KI-Konfidenz sollen gelten (z.B. ab 85% automatische Zuordnung, darunter manuelle Prüfung)?

2. No-Code Zusatzfelder (Custom Fields)

Im No-Code Studio (/semantic/customizing):

• Auf InboxItem:
  • cost_center_hint (Text): Automatisch erkannte Kostenstelle im Rechnungstext.
  • urgency_level (Auswahlliste: Normal, Dringend, Notfall): Steuert die Priorisierung im Postkorb.

3. No-Code Workflow Canvas DAGs

Blueprint A: E-Mail-Bestellung eines Stammkunden ➔ Angebotsentwurf

• Trigger-Node: Event INBOX_MESSAGE_CLASSIFIED mit Kategorie Customer Order.
• Condition-Node: inbox_item.matched_customer_id != null AND inbox_item.confidence_score >= 0.80.
• Action-Node 1: Rufe cap:quotes.quote.create_from_inbox auf und übernehme extrahierte Artikel.
• Action-Node 2: Erzeuge eine Prüfaufgabe für den Innendienstmitarbeiter: Angebotsentwurf aus Mail bestätigen.
• Notification-Node: Sende sofortige Eingangsbestätigung an den Kunden: "Vielen Dank, Ihre Anfrage wird bearbeitet."

Blueprint B: Automatische Lead-Generierung bei Neukunden

• Trigger-Node: Event INBOX_MESSAGE_CLASSIFIED mit Kategorie Lead Inquiry.
• Condition-Node: inbox_item.matched_customer_id == null.
• Action-Node: Rufe cap:crm.lead.create_from_inbox auf und setze Lead-Status auf new.