Angebote & Kalkulation

Der durchgängige Angebotsprozess in der betrieblichen Praxis

Die Angebotsphase entscheidet über den wirtschaftlichen Erfolg von Aufträgen. Centurio ERP verbindet präzise Kostenkalkulation mit schnellen Vertriebsworkflows, um wettbewerbsfähige Preise bei gesicherten Deckungsbeiträgen zu gewährleisten.

1. Anfrage-Eingang & Vorgangseröffnung (Inquiry Intake)

Ein Angebotsprozess startet über verschiedene Eingangskanäle:

• Eingangskorb & OCR (inbox): Eingehende Kundenanfragen per E-Mail oder PDF werden über die OCR- und KI-Pipeline analysiert. Erkannte Artikel, Mengen und Kundenangaben werden automatisch in einen Angebotsentwurf (cap:quotes.quote.create_from_inbox) überführt.
• CRM-Opportunity (crm): Im Rahmen eines Vertriebsprojekts wird aus einer qualifizierten Verkaufschance direkt ein neues Angebot erzeugt (cap:quotes.quote.create).
• Portal-Anfrage (portal): Ein Bestandskunde konfiguriert im B2B-Kundenportal ein Produkt oder fragt Staffelpreise an.
• Vorgangskontext: Das System verknüpft das Angebot sofort mit dem Kundenstamm (customers), zieht hinterlegte Zahlungs- und Lieferbedingungen (z.B. 30 Tage netto, Incoterms DAP) und weist eine fortlaufende, lückenlose Belegnummer aus dem Nummernkreis zu.

2. Vorkalkulation & Kostenermittlung (Pre-Calculation)

Für Standardartikel zieht das System hinterlegte Preislisten und Staffelrabatte heran. Bei auftragsbezogenen Erzeugnissen (Make-to-Order) oder individuellen Projekten wird die integrierte Vorkalkulations-Engine aktiviert:

• Materialkosten (MEK): Das System greift auf die kalkulatorische Stückliste (BOM) zu, multipliziert Einzelmengen mit den aktuellen gleitenden Durchschnittspreisen (GLD) oder den Wiederbeschaffungspreisen aus dem Einkauf und schlägt den Materialgemeinkostenzuschlag (MGK, z.B. 8%) auf.
• Fertigungskosten (FEK): Aus dem Arbeitsplan werden die geplanten Rüstzeiten und Bearbeitungszeiten an den jeweiligen Arbeitsplätzen (Workstations) ermittelt und mit den hinterlegten Maschinen- und Personalkostenstundensätzen bewertet. Hinzu kommt der Fertigungsgemeinkostenzuschlag (FGK, z.B. 15%).
• Fremdleistungen: Geplante externe Schritte (Lohnveredelung, Sonderwerkzeuge, Speditionskosten) werden als Sondereinzelkosten der Fertigung (SEKF) addiert.
• Herstellkosten (HK) & Selbstkosten (SK): $$\text{Herstellkosten} = \text{MEK} + \text{MGK} + \text{FEK} + \text{FGK} + \text{SEKF}$$ $$\text{Selbstkosten} = \text{Herstellkosten} + \text{Verwaltungsgemeinkosten (VwGK)} + \text{Vertriebsgemeinkosten (VtGK)}$$

3. Preisfindung, Deckungsbeitrag & Margenprüfung

Auf Basis der Selbstkosten kalkuliert der Vertriebsmitarbeiter den Angebotspreis:

• Gewinnzuschlag & Zielpreis: Durch Aufschlag einer prozentualen Gewinnmarge oder Vorgabe eines Festpreises entsteht der Netto-Verkaufspreis.
• Deckungsbeitragsrechnung: Das System berechnet in Echtzeit den Deckungsbeitrag I (DB I = Nettoerlös - variable Kosten) und die prozentuale Marge: $$\text{Marge} = \frac{\text{Nettoerlös} - \text{Selbstkosten}}{\text{Nettoerlös}} \times 100$$
• Staffelpreise & Rabatte: Rabattstaffeln je nach Losgröße (z.B. ab 100 Stk. 5%, ab 500 Stk. 10%) werden simuliert und transparent dargestellt.

4. Freigabegates bei Margenunterschreitung (Discount Approval)

Zur Verhinderung unrentabler Aufträge greift die kaufmännische Überwachung:

• Liegt die berechnete Marge über der im Mandanten definierten Zielmarge (z.B. > 20%), kann der Vertriebsmitarbeiter das Angebot sofort finalisieren.
• Verzweigung bei Margenunterschreitung: Gewährt der Vertrieb einen hohen Rabatt, sodass die Marge unter die Schwelle fällt (z.B. 12%), blockiert das System die Versendung. Der Status wechselt auf Wartet auf Freigabe (waiting_approval).
• Über die Capability cap:quotes.quote.request_approval wird dem Vertriebsleiter eine Genehmigungsaufgabe vorgelegt. Erst nach digitaler Freigabe wird das Angebot zur Versendung entsperrt.

5. Dokumentenerzeugung, Angebotsbindung & Versand

• PDF-Rendering & E-Rechnungsstandard: Über die Vorlagen-Engine wird das offizielle Angebotsdokument generiert. Es enthält alle Einzelpositionen, Staffelpreise, Lieferzeiten, Zahlungsziele und die Angebotsbindungsfrist (Gültigkeitsdatum nach § 145 BGB).
• Versand: Das Angebot wird direkt aus dem System per E-Mail an den Kunden versandt oder im Kundenportal bereitgestellt (cap:quotes.quote.send). Der Status wechselt auf Versandt (sent).

6. Nachverfolgung, Verhandlung & Versionierung

• Fristenüberwachung: Das System überwacht das Gültigkeitsdatum. Droht das Angebot abzulaufen, generiert der Wiedervorlage-Dienst eine Aufgabe für den Vertrieb (Follow-up Call).
• Verhandlungsrunden (Versionierung): Verhandelt der Kunde nach, wird das bestehende Angebot nicht überschrieben (Audit-Trail). Stattdessen wird eine neue Revision (v2, v3) erzeugt (cap:quotes.quote.create_revision), wodurch der gesamte Verhandlungsverlauf historisiert bleibt.

7. Angebotsannahme & Gateway zur Auftragskonvertierung

Entscheidet sich der Kunde für den Kauf:

• Über den geprüften Gateway gw:quote_acceptance@v1 wird das Angebot angenommen (cap:quotes.quote.accept).
• Transaktionale Kaskade: Der Gateway prüft die Gültigkeit des Angebots, die Kreditwürdigkeit des Kunden und erzeugt in einer einzigen atomaren Transaktion den rechtsverbindlichen Kundenauftrag (sales.sales_order) inklusive aller Positionsdetails und reserviert die Kapazitäten. Das Angebot wechselt in den Zustand Angenommen (accepted).

KI-Consultant Blueprint: Customizing & No-Code Architektur

Anleitung für Solution Architects zur Anpassung der Angebotsprozesse an spezifische Kundenbranchen.

1. Kundenanforderungsanalyse

• Welche Margengrenzen gelten im Unternehmen (z.B. Mindestmarge Handelsware 15%, Sonderbau 28%)?
• Sollen Rohstoff-Preisanpassungsklauseln (z.B. Metallteuerungszuschlag DEL-Notiz) dynamisch eingebunden werden?
• Welche Freigabestufen existieren (Vertriebsleiter bis 10.000 €, CFO ab 50.000 €)?

2. No-Code Zusatzfelder (Custom Fields)

Im No-Code Studio (/semantic/customizing):

• Auf Quote:
  • lost_reason_category (Auswahlliste: Preis zu hoch, Lieferzeit zu lang, Mitbewerber gewählt, Projekt storniert): Für die Vertriebs-Verlustanalyse.
  • competitor_name (Text): Name des Mitbewerbers bei verlorenem Angebot.
  • financing_option (Auswahlliste: Kauf, Mietkauf, Leasing): Steuert die Folgekaskade zu rental oder contracts.
• Auf QuoteLine:
  • raw_material_surcharge (Währungsbetrag): Teuerungszuschlag für Kupfer/Aluminium.
  • guaranteed_delivery_weeks (Ganzzahl): Verbindlich zugesagte Lieferzeit in Wochen.

3. No-Code Workflow Canvas DAGs

Blueprint A: Mehrstufiges Margen-Freigabegate (Margin Approval DAG)

• Trigger-Node: cap:quotes.quote.calculate_costs wird ausgeführt.
• Condition-Node A: quote.margin_percent < 15.0 AND quote.total_net_amount <= 25000.
  • Action A: Zuweisung einer Freigabeaufgabe an die Rolle Vertriebsleiter.
• Condition-Node B: quote.margin_percent < 10.0 OR quote.total_net_amount > 25000.
  • Action B: Vier-Augen-Freigabe erforderlich: Freigabeaufgabe an Geschäftsführung (CFO).

Blueprint B: Automatisches Follow-Up bei Angebotsfristen

• Trigger-Node: Scheduled Cron (0 8 * * 1-5) – Täglicher Fristenscan.
• Condition-Node: quote.status == 'sent' AND quote.valid_until - current_date == 3_days.
• Action-Node: Erzeuge eine Vertriebsaufgabe: Kunde kontaktieren vor Fristablauf und sende Erinnerungs-E-Mail an Kunden.