Personalabteilung (HR)

Der durchgängige Personal- und Recruitingprozess in der betrieblichen Praxis

Die Mitarbeitenden sind das wertvollste Gut jedes Unternehmens. Centurio ERP verbindet ein modernes Bewerbermanagement mit rechtssicherer Personalverwaltung und transparenter Zeiterfassung.

1. Stellenbedarf & Recruiting-Pipeline (Job Requisition & Ingestion)

Der Recruiting-Prozess startet bei personellen Engpässen:

• Bedarfsanforderung: Ein Abteilungsleiter meldet eine neue Planstelle oder Nachbesetzung (cap:recruiting.job.create).
• Veröffentlichung: Das System generiert die Stellenanzeige und publiziert sie auf der Unternehmenswebsite (publishing), in Jobbörsen oder über Social Media.
• Bewerbungseingang: Eingehende Bewerbungen (per Webformular oder E-Mail an jobs@) werden über das Posteingangsmodul (inbox) erfasst. Die KI extrahiert Lebenslaufdaten (Skills, Berufserfahrung, Ausbildung, Kündigungsfrist) und legt die Bewerberakte an (cap:recruiting.candidate.create_from_inbox).
• DSGVO-Bewerberdatenschutz: Der Bewerber erhält eine automatisierte Datenschutzerklärung mit Hinweis auf die gesetzliche Speicherfrist (6 Monate nach Abschluss des Verfahrens zur Abwehr von AGG-Klagen).

2. Bewerberauswahl, Vorstellungsgespräch & Zusage (Interview & Hiring)

• Die Bewerber durchlaufen den visuellen Kanban-Funnel: Eingegangen ➔ Vorauswahl / Screening ➔ Erstes Interview ➔ Fachprüfung / Probearbeit ➔ Angebot ➔ Eingestellt (hired).
• Vorstellungsgespräche: Einladungen und Termine werden mit dem Kalender (calendar) synchronisiert. Feedback-Bögen der Interviewer werden strukturiert erfasst.
• Einstellungszusage: Bei positiver Entscheidung wird das Jobangebot erstellt. Nach Annahme konvertiert die Capability cap:recruiting.candidate.hire den Bewerber direkt in einen neuen Datensatz im Personalstamm (employees).

3. Digitale Personalakte & Onboarding

• Personalstammdaten: Erfassung von Stammdaten, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, IBAN und Notfallkontakten.
• Vertragsdokumente: Der Arbeitsvertrag wird digital generiert, via DMS (documents) archiviert und vom Mitarbeiter gegengezeichnet.
• Onboarding-Checkliste: Das System steuert automatische Aufgaben an die IT (Laptop, E-Mail-Konto einrichten), den Fuhrpark (Dienstwagen) und das Team (Einarbeitungsplan).

4. Arbeitszeiterfassung nach ArbZG & EuGH-Rechtsprechung

Centurio ERP erfüllt die gesetzliche Pflicht zur lückenlosen Arbeitszeiterfassung (BAG-Beschluss 2022 / EuGH):

• Stempelung: Mitarbeiter buchen Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende über Browser, Mobile-App oder stationäre Terminals (cap:employees.time.clock_in, cap:employees.time.clock_out).
• ArbZG-Wächter (Compliance Guard): Das System überwacht im Hintergrund die Schutzvorschriften des Arbeitszeitgesetzes:
  • Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG): Warnung bei Überschreitung von 8 Stunden (max. 10 Stunden mit Ausgleich).
  • Pflichtpausen (§ 4 ArbZG): Automatischer Hinweis bei Arbeiten über 6 Stunden ohne 30-minütige Pause.
  • Ruhezeiten (§ 5 ArbZG): Mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit zwischen zwei Schichten.
• Verstöße werden im HR-Audit-Dashboard für den Betriebsrat und die Personalleitung transparent gemacht.

5. Urlaubsverwaltung & Abwesenheitsworkflow (Leave Management)

• Urlaubsanspruch: Das System berechnet den vertraglichen Urlaubsanspruch nach Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) unter Berücksichtigung von Betriebszugehörigkeit und Resturlaub.
• Antragsworkflow: Der Mitarbeiter beantragt Urlaub oder Sonderurlaub im Self-Service-Portal (cap:employees.leave.request).
• Vertretungsregelung & Genehmigung: Der Vorgesetzte prüft die Teamabdeckung und genehmigt den Antrag mit einem Klick. Der Kalender blockiert den Zeitraum automatisch.
• Krankmeldungen & eAU: Erfassung von Arbeitsunfähigkeiten mit elektronischer Abfrage der eAU bei den Krankenkassen.

6. Vorbereitung der Entgeltabrechnung & Offboarding

• Am Monatsende aggregiert das Modul geleistete Arbeitsstunden, Überstundensalden, Urlaubs- und Krankheitstage sowie genehmigte Spesen (expenses).
• Die Daten werden als konsolidierter Vorbereitungsbericht für das Lohnbüro oder die DATEV-Lohnabrechnung exportiert.
• Offboarding: Bei Austritt steuert das System die Rückgabe von Firmeneigentum, die Erstellung des qualifizierten Arbeitszeugnisses und die DSGVO-konforme Löschung nach Ablauf der steuerlichen Aufbewahrungsfristen.

KI-Consultant Blueprint: Customizing & No-Code Architektur

Anleitung für Solution Architects zur Einrichtung von HR- und Zeiterfassungsabläufen.

1. Kundenanforderungsanalyse

• Welche Arbeitszeitmodelle existieren (Gleitzeit mit Kernarbeitszeit, Vertrauensarbeitszeit, Schichtmodelle)?
• Welche Urlaubsarten sollen unterstützt werden (Erholungsurlaub, Bildungsurlaub, Sonderurlaub bei Heirat/Geburt)?
• Wie lange soll der Bewerber-Talentpool mit expliziter Einwilligung gespeichert werden (z.B. 12 oder 24 Monate)?

2. No-Code Zusatzfelder (Custom Fields)

Im No-Code Studio (/semantic/customizing):

• Auf Employee:
  • home_office_days_per_week (Ganzzahl): Vertraglich vereinbarte Home-Office-Tage.
  • safety_shoe_size (Ganzzahl): Kleidergröße für PSA-Ausgabe in der Werkstatt.
• Auf Candidate:
  • salary_expectation_yearly (Währungsbetrag): Gehaltsvorstellung des Bewerbers.
  • earliest_start_date (Datum): Frühestmöglicher Eintrittstermin.

3. No-Code Workflow Canvas DAGs

Blueprint A: ArbZG-Verstoß-Alarmierung an Vorgesetzte

• Trigger-Node: cap:employees.time.clock_out wird aufgerufen.
• Condition-Node: time_record.worked_hours > 10.0 OR time_record.break_duration < 30.
• Action-Node: Markiere is_violation_arbzg = true und sende dezente Information an Mitarbeiter und Teamleiter zur Einhaltung der Arbeitsruhe.

Blueprint B: Automatisches Onboarding-Aufgabenpaket

• Trigger-Node: Event EMPLOYEE_HIRED.
• Action-Node 1: Erzeuge IT-Aufgabe: Laptop & Benutzerkonto einrichten.
• Action-Node 2: Erzeuge Fuhrpark-Aufgabe: Dienstwagenübergabe terminieren.
• Action-Node 3: Sende Begrüßungs-Mail an neuen Mitarbeiter mit Onboarding-Portal-Zugang.